Far och mor har sin dag. Kanelbullen och våfflan likaså. I lördags fick jag lära mig att det även finns något som kallas Arkivens dag. Vid närmare eftertanke är just arkivering och dokumentation värd all uppmärksamhet.
Arkivens dag med betoning på föreningslivet låter kanske inte vid första anblicken jätteintressant, men tänk om ingen någonsin hade haft en tanke på att dokumentera och strukturera allt i ett arkiv. Nu är just strukturerad arkivering inte föreningslivets bästa disciplin. Ett fåtal föreningar i Ale registrerar handlingar hos Föreningsarkivet Sydvästra Götaland i Mölndal. För morgondagens bygdeforskare vore det naturligtvis önskvärt att fler nyttjade föreningsarkivet, men än viktigare är det egentligen att förmå alla föreningar att ha en noggrann dokumentation och att den bevaras för eftervärlden. På den punkten haltar många organisationer. Det finns inga självklara rutiner. Det sparas på en hårddisk eller i ett digitalt moln med utgångspunkt att ”då finns det där”, men vem försäkrar sig om att det kommer att vara tillgängligt om 50 år? En förening som är levnadsglad idag kan tappa kraft imorgon och finns inte verksamheten dokumenterad kan den vara helt okänd om ett antal år. Lek med tanke att det mesta i dessa dagar arkiveras digitalt. Bilder och dokument sparas bakom ett lösenord uppe i molnet. Lösenordet följer med den avgående styrelsen och när morgondagens forskare börjar leta är det förgäves. Pärmen på kansliet med bevarade fotografier och anteckningar är däremot lättare att finna fakta i förutsatt att den inte hamnar längst ner i en källare… Ett gemensamt föreningsarkiv där protokoll och årsberättelser sparas systematiskt kommer självklart att vara en dröm för eftervärlden, men det förutsätter att hela föreningslivet skaffar sig en rutin att uppdatera arkivet årligen. För morgondagen kommer det vara guld värt, men dagens eldsjälar har av naturliga skäl större glädje av att prioritera det som händer här och nu. Arkivens dag väckte förhoppningsvis en och annan tanke om dokumentationens betydelse.
Som någon sa; ”vi fotograferar mer än någonsin, men vad hjälper de om alla bilder blir kvar i telefonen?” Det finns skäl att skapa ett gemensamt bildbibliotek hos varje enskild förening, både digitalt och analogt. När alla lösenord är bortglömda kommer föreningspärmen på kansliet att hyllas som en riktig dyrgrip.
På redaktionen sparar vi självklart allt digitalt på fysiska servrar, men också på en back-up på hemlig ort. Skulle det digitala systemet spåra ur skulle vi få svårt att producera en tidning, däremot kommer våra tidigare utgåvor aldrig gå att radera ut. Det sparas även ett par exemplar i sitt rätta jag, det vill säga i pappersform. Om någon vill gräva i vad lokaltidningen skrev om för 50 år sedan ska det vara lätt att finna svar.
